Pourquoi l'intégration et le départ des employés sont importants dans le domaine informatique
Un nouvel employé commence lundi et a besoin d'un ordinateur portable, d'une adresse e-mail, d'un accès aux logiciels et d'une formation. Un employé quitte l'entreprise vendredi et vous devez récupérer son appareil, révoquer son accès et transférer ses fichiers. Ces processus se produisent constamment, mais la plupart des PME de Montréal les gèrent de manière incohérente, ce qui crée des failles de sécurité et une perte de temps.
Un processus structuré d'intégration/de départ des employés permet de gagner 3 à 5 heures par transition, d'éviter les violations de données par d'anciens employés et de garantir la productivité des nouvelles recrues dès leur premier jour.
Liste de contrôle pour l'intégration informatique des nouveaux employés
Avant le jour 1 (idéalement une semaine avant)
- Commander et configurer un ordinateur portable/une station de travail (Mac ou PC)
- Créer un compte de messagerie (Microsoft 365 ou Google Workspace)
- Configurer des comptes utilisateur dans Active Directory ou Azure AD
- Attribuer des licences Microsoft 365 / Google Workspace
- Créer des comptes pour les applications professionnelles (Slack, Zoom, CRM, gestion de projet)
- Configurez l'accès VPN si nécessaire.
- Configurer le téléphone/poste (système VoIP)
- Préparez un dossier de bienvenue contenant les politiques informatiques et les instructions de connexion.
- Ajouter aux lecteurs partagés, dossiers et listes de distribution pertinents
- Enregistrer l'appareil dans MDM (Intune, Mosyle ou Jamf)
Jour 1
- Livrer l'appareil configuré à l'employé
- Suivez les étapes de configuration de votre messagerie électronique et de création de mot de passe.
- Activer l'authentification multifactorielle (MFA) sur tous les comptes
- Installez le logiciel requis (s'il n'est pas préconfiguré via MDM).
- Se connecter au Wi-Fi et à l'imprimante du bureau
- Vérifier l'accès aux lecteurs et applications partagés
- Fournir un aperçu de la sensibilisation à la cybersécurité (hameçonnage, politique en matière de mots de passe)
- Configurer une solution de sauvegarde (Time Machine pour Mac, OneDrive pour PC)
Première semaine
- Vérifiez que tous les systèmes fonctionnent correctement.
- Suivre une formation complète et officielle sur la sensibilisation à la sécurité
- Examiner et signer la politique d'utilisation acceptable des technologies de l'information
- La sauvegarde test fonctionne correctement.
- Vérifier que les employés ont accès à tout ce dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions.
Liste de contrôle informatique pour le départ d'un employé
Immédiatement après la cessation d'emploi/la démission
- Désactivez le compte de messagerie (ne le supprimez PAS, vous pourriez avoir besoin d'accéder à leurs e-mails).
- Révoquer l'accès VPN
- Modifier les mots de passe partagés auxquels l'employé avait accès
- Désactiver le compte SSO/Azure AD (révoque automatiquement l'accès aux applications connectées)
- Supprimer de toutes les applications SaaS (Slack, Zoom, CRM, etc.)
- Révoquer les jetons MFA et déconnecter toutes les sessions actives
- Transférer l'e-mail au responsable ou au destinataire désigné
- Configurer une réponse automatique par e-mail avec d'autres coordonnées
Dans les 24 heures
- Récupérer les appareils de l'entreprise (ordinateurs portables, téléphones, écrans, périphériques)
- Collectez les badges d'accès, les clés et les jetons de sécurité.
- Sauvegarder les fichiers et les e-mails des employés sur le stockage de l'entreprise.
- Transférer la propriété des documents et projets partagés
- Supprimer des listes de distribution et des calendriers de groupe
- Mettre à jour le système téléphonique (supprimer l'extension, mettre à jour le standard automatique)
Dans un délai d'une semaine
- Nettoyez l'appareil restitué et préparez-le pour le prochain employé.
- Examinez tous les dossiers personnels et rendez-les à l'ancien employé si nécessaire.
- Supprimer les licences logicielles et les réattribuer
- Consigner tous les problèmes liés à l'informatique pour référence future.
- Vérifiez les journaux d'accès pour détecter toute activité inhabituelle avant le départ.
Erreurs courantes à éviter
Erreurs d'intégration
- Configuration de dernière minute — Le nouvel employé arrive sans ordinateur ni messagerie électronique. Commandez le matériel au moins une semaine à l'avance.
- Comptes partagés — Ne laissez jamais vos employés partager leurs identifiants de connexion. Chaque personne dispose de son propre compte.
- Ignorer l'authentification multifactorielle (MFA) — L'authentification multifactorielle doit être activée dès le premier jour pour tous les comptes. Sans exception.
- Aucune documentation — Notez les accès accordés afin de savoir lesquels révoquer ultérieurement.
Erreurs lors du départ d'un employé
- Supprimer immédiatement le compte de messagerie — Convertissez-le plutôt en boîte aux lettres partagée. Vous pourriez avoir besoin d'accéder à leur correspondance.
- Oublier les applications SaaS — Un employé utilise en moyenne 36 applications cloud. Assurez-vous de révoquer l'accès à TOUTES ces applications.
- Ne pas modifier les mots de passe partagés — Si l'employé connaissait le mot de passe Wi-Fi, le code d'alarme ou tout autre identifiant partagé, modifiez-les.
- Action retardée — Révoquer l'accès 3 jours après la résiliation représente 3 jours de risque. Faites-le immédiatement.
Comment ClicPomme rationalise les transitions des employés
Nous gérons l'ensemble du processus d'intégration et de départ des employés pour les entreprises de Montréal. Grâce au déploiement sans intervention basé sur la gestion des appareils mobiles (MDM), nous pouvons configurer entièrement un nouveau Mac ou PC et l'expédier à n'importe quel employé, à son domicile ou au bureau, sans que personne n'ait à se rendre dans notre magasin. Pour les départs, nous suivons une liste de contrôle de sécurité rigoureuse afin de garantir l'absence totale de failles d'accès.
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